Outlook: Finalisation automatique de la migration

La fonctionnalité d'achèvement automatique dans Microsoft Outlook est l'une de ces petites commodités qui, bien que souvent inaperçues, sont indispensables dans l'utilisation quotidienne de l'email. Chaque fois que vous commencez à taper un nom ou une adresse dans le champ "A", "Cc" ou "Ccn" d'un nouveau courriel, Outlook propose instantanément une liste de destinataires suggérés, pêchés dans notre histoire. Ce système permet non seulement d'accélérer la composition des courriels, mais aussi de réduire considérablement le risque de taper des erreurs, en veillant à ce que les messages atteignent toujours les bons destinataires.

Cependant, lorsque vous changez votre ordinateur, vous mettez à jour votre version Outlook ou réinstallez le programme, l'un des inconvénients les plus courants est juste la perte de cette base de données de conseils précieux. Reconstruction manuelle de la liste de tous les contacts fréquents peut être un processus long et frustrant. Heureusement, les données d'achèvement automatique Outlook sont stockées dans des fichiers spécifiques qui peuvent être gérés et transférés. Ce guide complet vous accompagnera à travers les différentes procédures pour récupérer, migrer et importer ces conseils, vous assurant de ne jamais perdre l'efficacité offerte par cette fonction pratique, quelle que soit la version d'Outlook en cours d'utilisation.

Comprendre les fichiers d'achèvement automatique Outlook

Avant de nous immerger dans les procédures de transfert, il est essentiel de comprendre comment Outlook stocke les données d'achèvement automatique. Au fil des ans, Microsoft a modifié le format et l'emplacement de ces fichiers, conduisant à deux types principaux qui est crucial pour distinguer:

Le fichier NK2 : Le format héritage
Les versions Outlook jusqu'en 2007 (inclus) ont utilisé un fichier d'extension .NK2 pour enregistrer tous les conseils d'achèvement automatique. Ce fichier est relativement simple à gérer et, pour les anciennes versions, son transfert consistait principalement à le copier dans le bon dossier. C'était un format robuste pour son temps, mais avec l'évolution de Office, il a été remplacé par une solution plus moderne.
Le fichier DAT (Stream Autocomplete 0 [xxx].dat): Le format moderne
À partir d'Outlook 2010, le fichier .NK2 a été abandonné en faveur d'un nouveau format, un fichier .dat avec un nom du type Stream_Autocomplete_0_[xx].dat (où) [xx] indique une séquence alphanumérique qui varie). Ce nouveau fichier fait partie d'un système plus intégré et plus robuste, mais son introduction a créé un défi: comment importer des données à partir d'anciens fichiers NK2 dans de nouvelles versions Outlook? Les procédures que nous allons suivre vont résoudre ce problème, vous permettant de combler l'écart entre les deux formats.

La connaissance de ces deux types de fichiers est la clé pour faciliter la migration, car les étapes varient considérablement selon que vous travaillez avec une version précédente de 2010 ou plus tard.

Localiser les fichiers d'achèvement automatique sur votre ordinateur

La première étape de toute opération de gestion de suggestions est de localiser le fichier d'achèvement automatique sur votre ordinateur. Les positions varient légèrement selon la version de Windows et Outlook. Voici comment les trouver :

Pour les fichiers NK2 (Outlook 2007 et Preferred sur Windows moderne)

Si vous utilisez une version Outlook égale ou antérieure à 2007 sur un système d'exploitation Windows moderne (View, 7, 8, 10 ou plus), le fichier .NK2 se trouve généralement dans le chemin suivant:

C:UserstuonomeAppDataRoamingMicrosoftOutlook

Où le nom d'utilisateur doit être remplacé par le nom d'utilisateur de votre profil Windows.

Pour accéder rapidement à ce dossier, vous pouvez utiliser le panneau de Windows :

Appuyez sur la combinaison de touches Gagner + R sur le clavier pour ouvrir la fenêtre.
Dans le champ texte, tapez (ou collez) la commande : %appdata%MicrosoftOutlook
Appuyez sur Envoyer.

Le dossier souhaité s'ouvrira directement. Ici vous devriez trouver le fichier appelé Outlook.NK2 (ou un nom similaire qui correspond au nom de votre profil Outlook si différent de l'Outlook). Copiez ce fichier sur une clé USB ou un autre emplacement sécurisé pour le transfert.

Pour les fichiers NK2 sous Windows XP

Pour les utilisateurs Windows XP, le chemin du fichier .NK2 est légèrement différent:

C:Documents and SettingstuonomeDati applicazioniMicrosoftOutlook

Aussi dans ce cas, -tuononome se réfère au nom d'utilisateur du système. La procédure pour l'accéder est similaire, en utilisant le panneau «Run» et le chemin complet.

Pour les fichiers DAT (Outlook 2010 et successive)

Pour les dernières versions d'Outlook (à partir de 2010), le fichier Stream_Autocomplete_0_[xx].dat est situé dans un dossier différent, à l'intérieur de l'annuaire.

C:UserstuonomeAppDataLocalMicrosoftOutlookRoamCache

Aussi pour ce dossier, vous pouvez utiliser le panneau "Run" en tapant : %localappdata%MicrosoftOutlookRoamCache et pressant Envoyer.

Il est toujours conseillé de sauvegarder ce fichier avant de procéder à toute modification, surtout si vous voulez l'écraser.

Transférer les données d'achèvement automatique: Procédure de base

Le transfert le plus simple a lieu entre les versions Outlook qui utilisent le même format de fichier (NK2 avec NK2, ou DAT avec DAT). C'est la situation idéale pour déplacer Outlook d'un PC à un autre tout en maintenant la même version du logiciel.

Transfert de fichiers NK2 (Outlook 2007 et précédents)

Si vous devez transférer des suggestions entre deux installateurs Outlook 2007 (ou versions précédentes), la procédure est extrêmement directe:

Assurez-vous que Outlook est complètement fermé sur votre ordinateur cible.
Copier le fichier Outlook.NK2 (ou fichier NK2 avec votre nom de profil) depuis votre PC source.
Colle-le dans le dossier correspondant du PC cible : C:UserstuonomeAppDataRoamingMicrosoftOutlook (ou le chemin pour Windows XP, le cas échéant).
Si on vous demande d'écraser un fichier existant, acceptez.
Démarrez Outlook. Vos conseils d'achèvement automatique doivent être immédiatement disponibles.

Transfert de fichiers DAT (Outlook 2010 et successive)

De même, si vous migrez des suggestions entre deux installs Outlook 2010, 2013, 2016 ou plus tard, où les deux utilisent le fichier .DAT:

Fermez complètement Outlook sur l'ordinateur cible.
Copier le fichier Stream_Autocomplete_0_[xx].dat du PC d'origine.
Colle-le dans le dossier du PC cible : C:UserstuonomeAppDataLocalMicrosoftOutlookRoamCache.
Il est essentiel que le fichier copié ait exactement le même nom de fichier .DAT déjà présent sur le PC cible pour s'assurer qu'Outlook le reconnaît correctement. Si les noms sont différents, renommer le fichier nouvellement copié pour le faire correspondre à celui existant (après avoir fait une sauvegarde).
Démarrez Outlook. Les suggestions devraient être restaurées.

Importer les fichiers NK2 dans Outlook 2010 et les versions réussies (méthode de fusion)

C'est la procédure la plus demandée et légèrement plus complexe, puisqu'elle implique la conversion et l'intégration d'un ancien fichier NK2 dans une installation Outlook qui utilise le format DAT. Outlook 2010 et versions ultérieures incluent une fonctionnalité interne pour importer directement des données NK2.

Étape 1: Préparation du fichier NK2

Vérifiez le nom du profil Outlook : Pour que l'importation fonctionne correctement, le nom de votre fichier NK2 doit correspondre au nom de votre profil Outlook actif.
- Ouvrez le panneau de contrôle de Windows (en essayant dans le menu Démarrer).
- Cliquez sur Compte utilisateur (ou Compte utilisateur et sécurité familiale, puis Compte utilisateur).
- Sélectionnez un bouton électronique (Microsoft Outlook 20xx) ou similaire (le nom peut varier selon la version).
- Dans la fenêtre de paramétrage des courriels, cliquez sur Afficher les profils...
- Prenez note du nom de votre profil Outlook (souvent c'est "Outlook" par défaut, mais il pourrait être différent).
Renommer le fichier NK2 : Si votre nom de fichier NK2 (par exemple, Outlook.NK2) ne correspond pas au nom du profil que vous venez de vérifier (par ex., MioProfile), le nommer en conséquence (par ex. MioProfilo.NK2).
Copier le fichier NK2 dans le dossier correct : Copiez le fichier NK2 rebaptisé dans le dossier de données Outlook, bien que cette version ne l'utilise pas directement pour l'auto-compléter: C:UserstuonomeAppDataRoamingMicrosoftOutlook. Vous pouvez y accéder rapidement avec Gagner + R et dactylographie %appdata%MicrosoftOutlook.

Étape 2: Exécution de la commande Importation

Une fois que le fichier NK2 est dans l'emplacement correct et renommé, vous pouvez démarrer le processus d'importation:

Assurez-vous que Outlook est complètement fermé.
Ouvrez à nouveau le panneau d'examen (Gagner + R).
Saisissez (ou collez) la commande : outlook.exe /importnk2
Appuyez sur Envoyer.

Outlook démarrera et, si tout a été exécuté correctement, il importera automatiquement toutes les suggestions présentes dans le fichier NK2, en les ajoutant (en les appelant) à la liste d'achèvement automatique déjà existant dans votre installation Outlook moderne. Ces données seront ensuite enregistrées dans votre fichier Stream_Autocomplete_0_[xx].dat.

Supprimer les conseils existants avant d'importer (facultatif)

Si vous voulez une liste propre, sans les anciens conseils avant d'importer le fichier NK2, vous pouvez vider la liste d'achèvement automatique Outlook:

Démarrez Outlook normalement.
Cliquez sur Fichier (en haut à gauche).
Sélectionner Options.
Dans la fenêtre Options Outlook, choisissez Poste de la barre latérale gauche.
Faites défiler vers le bas vers la section Messages d'envoi et cliquez sur le bouton Liste vide d'achèvement automatique.
Fermer Outlook et ensuite procéder à la procédure d'importation NK2 décrite ci-dessus.

Méthode alternative : Utilisation de NK2Edit pour la conversion et l'importation

Si la procédure d'importation directe ne fonctionne pas, ou si vous préférez avoir un contrôle plus granulaire sur les données, il y a un excellent utilitaire tiers appelé NK2Edit. Cet outil gratuit et portable vous permet de consulter, modifier et convertir les fichiers NK2 et DAT, offrant une solution polyvalente pour gérer les conseils d'achèvement automatique.

Étape 1: Télécharger et préparer NK2Edit

Télécharger NK2Edit: Rechercher le téléchargement en ligne et télécharger le logiciel à partir du site officiel. Assurez-vous de télécharger la version en zip File.
Extraire le contenu : Une fois que vous téléchargez le fichier ZIP, extraire le contenu dans un dossier de votre choix sur votre ordinateur. Étant un programme portable, il ne nécessite pas d'installation.
Sauvegarde de fichier DAT existante : Avant de procéder, il est essentiel de créer une copie de sauvegarde de votre fichier actuel Stream_Autocomplete_0_[xx].dat. Trouvez ce fichier dans : C:UserstuonomeAppDataLocalMicrosoftOutlookRoamCache. En cas de problèmes, vous pouvez restaurer vos suggestions originales.

Étape 2: Convertir et remplacer le fichier

Fermer les perspectives : Assurez-vous que Microsoft Outlook est complètement fermé avant de commencer NK2Edit et d'apporter des modifications.
Démarrer NK2Edit : Double-cliquez sur l'exécutable NK2Edit dans le dossier où vous l'avez extrait.
Ouvrez le fichier NK2 : Dans le programme, monter Fichier > Ouvrir et sélectionnez le fichier .NK2 que vous voulez importer. Vous pouvez y voir tous les contacts et suggestions.
Enregistrer comme fichier DAT & #160;: Maintenant, allez au menu Fichier > Enregistrer sous. Dans le menu déroulant Enregistrer sous, sélectionnez l'option Outlook 2010 AutoComplete .dat fichier (Stream Autocomplete*. dat).
Remplacer le fichier DAT existant : Enregistrer le nouveau fichier DAT converti directement dans le dossier C:UserstuonomeAppDataLocalMicrosoftOutlookRoamCache, annuler le fichier Stream_Autocomplete_0_[xx].dat existant (celui que vous avez sauvegardé).

Une fois l'opération terminée, démarrez Outlook. Le programme chargera le nouveau fichier DAT, et toutes les suggestions d'achèvement automatique de votre ancien fichier NK2 seront disponibles. Contrairement à la méthode de fusion, cette procédure écrase complètement les suggestions existantes avec celles du fichier NK2 converti.

Considérations finales

La gestion et la migration des conseils d'achèvement automatiques Outlook, bien qu'il puisse sembler une tâche technique, est en fait un processus bien documenté et réalisable. Que vous fassiez un transfert simple entre des versions identiques ou une importation plus complexe entre différents formats, des solutions existent et sont à portée de main.

Rappelez-vous toujours l'importance de sauvegarder vos fichiers originaux avant de prendre toute procédure d'édition ou d'écrasement. Cette précaution vous garantira la possibilité de revenir en arrière en cas d'inattendu. Avec les directions fournies, votre expérience avec Outlook restera lisse et productive, sans frustrer perdre l'une de ses fonctionnalités les plus utiles.